本地招募未補滿加拿大職缺，應先整理真實過程，不先寫沒有合適人選，再補拒絕理由。從原廣告版本、職務要求、看過的證據、實際行動及結果開始。本文供收到申請後整理LMIA招募檔案的雇主使用，附六欄紀錄與報告核對，不提供拒絕藉口，也不代替適用類別的官方要求。
1. 區分沒收到申請與尚未完成評估
沒有申請、收到但未讀、資料不足及未錄用，是不同事件，不能為了報告方便互換。先確認紀錄涵蓋哪個職缺、活動版本、管道與期間，讓之後接手的人找得到原始資料。
ESDC高薪要求列有招募努力、紀錄與結果要求。廣告發票證明購買服務，不證明履歷已被考慮；面試邀請表示做了聯絡，不等於面試完成或對方拒絕工作。
問活動負責人各管道怎麼收件、由誰看過，包含代理管理的信箱。若一批申請去向不明，就列出缺口並查找，不能把未取得紀錄寫成零。先補真正資料，再決定報告能支持什麼敘述。
這篇從收件後開始。刊登前職缺、薪資、管道及負責窗口可讀雇主LMIA招募準備，讓檔案互連，不各自產生矛盾的活動歷史。
2. 評估前固定職務要求與廣告版本
替職缺設定內部編號，保存各版廣告及實際日期、管道。職責、地點、薪資與必要技能要能連到應徵者當時看得到的版本。中途變更條件，標明時間，不假裝最新文字一開始就存在。
針對真實工作要求，列哪些證據有助評估。例如某操作需要實務經驗，就寫相關經歷或合理澄清問題。這是組織資訊的方法，不表示可以為偏好的人選增加工作不需要的資格。要求是否合理，也應有負責窗口確認。
履歷用詞不同，未必代表沒有相關經驗。先讀證據，區分沒有交代細節與已確認不符合；適當時提出澄清。評估有疑問可尋求合適人資或專業意見，不能以推測代替真正結果。
工作副本與最終版要能辨認。修正日期或描述時，記錄修正者、原因及原檔位置，不倒填或刪掉舊版。可解釋的真實修正，比看似整齊卻查不到過程的報告可靠。
3. 配對邀請、直接申請與面試分開追蹤
官方區分Job Match邀請與Direct Apply收到的申請。2026年10月25日核對的高薪一般指示，要求邀請廣告首30日內達4星以上的配對人士申請；低薪指示則為2星以上。使用前重核類別及例外，不把邀請申請要求解讀成全體面試規則。
兩頁都要求考慮Direct Apply申請，停用或忽略相關申請，可能不符合招募努力要求。保留實際邀請、收件日與負責人。系統配對不是已收到履歷，邀請申請也不是面試已完成。
同一個人經兩個管道投遞，可以保留兩次收件事件，再依已確認身分連結，分清投遞次數與不同人數。這是原創整理建議，不冒充政府指定計數方式；正式報告仍依實際欄位核對。
提出面試時，記發出邀請、回覆及是否真的進行。有通訊支持便可記截至內部確認日未回覆，但不能因此推定沒技能或拒絕聘書。後來有回覆，就更新狀態，不讓過時結果留在報告。
4. 六欄申請至結果紀錄
本題原創六欄是：申請編號、管道與收件日；廣告版本及實際要求；已讀證據與具體缺口；澄清、邀請或評估行動；真實結果及支持紀錄；評估者、日期及待追蹤事項。姓名及私人資料另存受限檔案，以編號連結，不放進公開工作表。
| 紀錄狀態 | 可以準確說明 | 不能自行推定 |
|---|---|---|
| 收到但尚未閱讀 | 有申請待處理 | 不合適 |
| 相關細節缺少 | 現有文件未顯示該細節 | 本人一定不會做 |
| 已邀請，等待回覆 | 有日期與跟進行動 | 面試已完成 |
| 面試及評估有紀錄 | 可確認實際證據與判斷 | 其他人都有相同結果 |
| 訊息表明退出 | 可說明已記錄的退出 | 未提供的私人原因 |
原創教學假設：同一人投遞兩次，其中一份履歷未描述廣告提及的操作。評估人連結重複收件，記下缺少什麼，再提出相關澄清；真正回覆或決定前維持待處理。這不是實際應徵者、核准LMIA或建議拒絕結果。
內部可問：「這次評估哪項已列要求？實際看過或聽到什麼？還有什麼未知？誰負責下一步？」先回答再寫結果。只留不適合公司文化等模糊字眼，而沒有職務證據，無助釐清過程。
需要人才搜尋、篩選及面試協調，可提交招聘需求。服務及合約範圍另行確認；支援不能創造未發生的評估，也不保證LMIA結果。
5. 報告數字與結論要連回原始檔案
摘要先列職缺、版本、管道與期間，說明內部計數方式，再對照當前申請或正式資料要求的欄位。不要讓讀者猜一個數字是信件、投遞次數或不同應徵人數；統計應有可查來源。
逐項核對加總與底層紀錄，不為配合敘述調整人數。缺某管道資料，寫來源、取得窗口及目前可支持的範圍；不補零，不把未讀履歷當已評估，也不複製其他雇主報告作自己的招募歷史。
結果敘述依真正評估與通訊撰寫。資料缺口可能需要補充，已記錄退出不用猜原因。企業決定要有負責人及實際依據，不是為確保偏好海外人選被錄用而事後補理由。
交接給代理可問：「請提供附日期的廣告版本、真正收件與行動紀錄、計數基礎及未解缺口。哪些結論有文件支持，哪些仍須確認？」這是原創工作提問，不是政府表格，更不是請人製造不錄用理由。
雇主說明自己做過的招募，政府另外評估。企業不能自行核發正面LMIA，或認定未完成活動已合規。依真正申請及補件要求如實回應，不拿工作表取代官方指示。
6. 保管證據，持續處理仍須進行的活動
高薪及低薪招募頁列明，廣告與招募紀錄至少保存6年，一般要求也列3項活動至少1項持續至正面或負面LMIA決定。不能申請送出後就封存信箱，停止全部活動或忽略新申請。
指定人管理持續活動，依真正收件與行動更新。保存日期、評估、通訊及報告版本，僅讓必要人員讀取。一般管理摘要不複製無關敏感資料；這些整理建議不是全國一致的隱私法保存期限。
ESDC雇主合規指引另列相關雇用紀錄保留6年，從工簽所涉雇用期間首日計算。這與招募頁面最低保留指示的背景不同，不要自行認為所有資料都從廣告付款日起算。
新同事或適當審閱者接手時，附紀錄索引、來源位置、最終活動版本及未解事項，保留修正與後續回覆。正式查詢或檢查到來時，依其範圍與期限處理，不能用空白表證明所有責任已完成。
招募結果、LMIA與工人工作許可分開確認。工人端另看聘書、LMIA及工簽階段，移民背景見PremierVisa Group加拿大資訊，服務及個案專業評估另行安排。
7. 招募紀錄常見問題
履歷還沒開，可以寫沒有合適申請人？
未讀申請尚未經評估。先找紀錄並處理，不把未完成工作改成適合與否的結論；官方也明確要求考慮Direct Apply申請。
發過Job Match邀請就算面試？
不是。引用要求是邀請指定配對人士申請，與面試不同。邀請、真正申請及評估分開記，依當前適用指示處理。
重複投遞如何計算？
保留收件事件，能確認時連至同一人，交代工作計數基礎並對照正式欄位。不默默放大人數，也不刪證據湊出數字。
活動結束後請代理寫理由可以嗎？
可以整理真實紀錄，不能創作未發生的評估或結果。缺少證據仍是缺口，雇主要審閱並對自身敘述的真實性負責。
保存六欄表就等於合規？
不是。它是原創整理工具，不是核准或實際招募證據的替代品。適用要求、真正行動、文件與報告都應分別確認。
先用紀錄找下一個待完成行動。提交招聘需求，討論人才搜尋、篩選及面試協調；移民評估與結果和招募支援分開。