本地招聘未填滿加拿大職位，不應先寫無合適人選，再倒找拒絕理由。由原廣告版本、職位要求、看過的證據、實際跟進及結果開始記錄。本文供收到申請後整理LMIA招聘檔案的僱主使用，附六欄工具及報告核對；不提供拒絕藉口，也不代替適用類別的官方要求。
1. 分清無人申請，還是未完成評估
沒有申請、收到但未讀、資料不足及未聘用，是不同事情。不能為報告方便互相替換。先定這份紀錄涵蓋哪個職位、活動版本、渠道及期間，讓之後接手的人找得到原始資料。
ESDC高薪要求列有招聘努力、紀錄及結果要求。廣告發票只顯示買過服務，不證明看過履歷；面試邀請只顯示發出行動，不等於面試完成或對方拒絕工作。
問活動負責人每個渠道怎樣收申請、誰實際看過，包括代理管理的信箱。若一批申請的去向不明，就列缺口及查找，不能把未取得紀錄寫成零。先補真實資料，再決定報告能說甚麼。
本篇由申請進來後開始，刊登前的職位、薪酬、渠道及負責人規劃可看僱主LMIA招聘準備。兩份紀錄互連，但不要各自另造一套活動歷史。
2. 評估前鎖定要求及廣告版本
為職位定內部編號，保留每個廣告版本、實際日期及渠道。職責、工場、薪酬及必要技能，要對應求職者當時可能見到的內容。中途改條件，就記何時改，不能當最新文字一開始已存在。
每項真實工作要求可列適合的證據。例如某職責需要一種操作經驗，就記哪類經驗或澄清問題有助評估。這是整理方法，不是准許公司為心水人選加不存在的資格。要求本身是否合理，也應有人負責確認。
別因履歷用語不同，就直接判定沒有相關經驗。先看證據，分清未交代細節與已證明不符合。必要時作合適澄清，涉及評估疑問可找適當人事或專業意見，不把猜測當作實際結果。
工作副本與最終版要認得出。更正日期或描述，記誰更正、原因及原檔位置，不倒填或刪掉舊版。能解釋真實修正，比表面整齊但查不到過程的表格更有用。
3. 配對邀請、直接申請及面試分開記
官方區分Job Match邀請與Direct Apply收到的申請。2026年10月25日讀到的高薪一般指示，要求邀請廣告首30日內達4星或以上的配對人士申請；低薪指示則列2星或以上。使用前查實際類別及例外，不把這項邀請申請要求變成全體面試規則。
兩頁均要求考慮Direct Apply申請；關掉功能或不理相關申請，可能不符合招聘努力要求。保留真實邀請、收件日及負責人。配對不是已交履歷，邀請申請也不是面試已舉行。
同一人經兩個渠道投遞，可保留兩次收件事件，工作報告再按已確認身份連結，分清申請次數及不同人數。這是原創整理建議，不冒充政府指定計數方式；正式表格要按真正欄位核對。
邀請面試後，記發出、回覆及是否真正進行。「截至內部覆核日未回覆」有通訊紀錄便可如實寫，但不代表沒有技能或已拒絕聘書。後來收到回覆，更新狀態，不把舊結論一直保留。
4. 六欄申請至結果紀錄
本題原創六欄為：申請編號、渠道與收件日；廣告版本及真實要求；看過證據與具體缺口；澄清、邀請或評估行動；真實結果及支持紀錄；評估人、日期及待跟進。姓名及私人資料另放受限檔案，用編號連結，不貼到公開工作表。
| 紀錄狀態 | 可準確交代 | 不能自行推定 |
|---|---|---|
| 收到但未看 | 有申請待處理 | 不合適 |
| 相關細節未提供 | 現有資料未顯示該細節 | 本人一定做不到 |
| 邀請已發，等回覆 | 有日期及跟進行動 | 面試已完成 |
| 面試及評估已記 | 可覆核實際證據與判斷 | 其他人同樣不合適 |
| 有訊息表示退出 | 可交代已記錄的退出 | 未說過的私人原因 |
原創教學假設：同一人投遞兩次，其中一份履歷未交代廣告提到的操作。評估人連結重複收件，記缺少甚麼，再問相關澄清問題；真正回覆或決定前維持待處理。這不是實際求職者、已批准LMIA或建議拒絕結論。
內部可問：「這次評估哪項已列要求？實際看過或聽過甚麼？還欠甚麼？誰做下一步？」先答這四點，再寫結果。只寫不夾公司文化，卻無工作證據，不能令紀錄更清楚。
需要人才搜尋、篩選及面試協調，可提交招聘需求。服務及合約範圍另定；支援不能創造未做過的評估，也不保證LMIA結果。
5. 報告數字及結論，要連得回原檔
摘要先列職位、版本、渠道及期間，說明內部怎樣計數，再對照當前申請或正式資料要求的欄位。不要讓人猜一個數字究竟是電郵、投遞次數還是不同申請人。每項統計都應找得到來源。
核對加總與底層紀錄，不能為配合敘述調整人數。缺某渠道資料，寫清尚欠來源、誰可取得及目前可支持的範圍；不補零，不把未讀履歷當已評估，也不複製別家公司報告當自己的招聘歷史。
結果句子按真實評估及通訊寫。資料缺口可以需要補充，有紀錄的退出不用猜原因。公司決定應有負責人及真正依據，不是為讓海外人選必然被錄用而後補一句理由。
向代理交接可問：「請提供有日期的廣告版本、實際收件及行動紀錄、計數基礎和未解缺口。哪些結論有文件支持，哪些仍要覆核？」這是原創工作提問，不是官方表格，也不是叫人製造拒絕理由。
僱主交代自己做過的招聘，政府另作評估。公司不能自行頒正面LMIA，或認定未完成活動已合規。真正申請及補資料要求怎樣問，就按事實回應，不用工作表取代官方指示。
6. 保存證據，持續處理仍須進行的活動
高薪及低薪招聘頁列明廣告與招聘紀錄最少保存6年，一般要求亦列3項活動至少1項持續至正面或負面LMIA決定。不能遞交申請後便把信箱封存、所有招聘關掉及不處理後來申請。
指定人管理持續活動，按真正收件及行動更新。保留日期、評估、通訊及報告版本，限制只有需要的人讀取。一般管理摘要不抄無關敏感資料；這些檔案管理建議不是適用全國的私隱法保存年期。
ESDC僱主合規指引另列相關聘用紀錄保存6年，由工簽所涉聘用期間首日計。這與招聘頁的最低保留指示背景不同，不要自行認定所有紀錄都由廣告付款日起算。
交給新同事或適當審閱者時，附檔案索引、來源位置、最終活動版本及未解事項，保留修正與後來回覆。收到正式查詢或檢查，按其範圍及期限處理，不能拿空白表說已證明全部責任。
招聘結果、LMIA及工人工作許可分開確認。工人端可讀聘書、LMIA及工簽階段，移民背景另閱PremierVisa Group加拿大資訊，服務及個案專業評估另行安排。
7. 招聘紀錄常見問題
履歷未開，可以寫沒有合適人嗎？
未讀的申請並未經評估。先找紀錄及處理，不把未完成工作改成適合與否結論；官方亦明確要求考慮Direct Apply申請。
發過Job Match邀請就算面試？
不是。相關要求是邀請指定配對人士申請，與面試不同。邀請、實際申請及評估分開記，按適用當前指示處理。
重複投遞怎樣計？
保留收件事件，在能確認時連到同一人，交代工作表計數基礎並對正式欄位。不靜靜加大人數，也不刪證據湊數。
活動後才叫代理寫理由可以嗎？
可以整理真正紀錄，不能創作未發生的評估或結果。缺證據就保留缺口，公司應看檔案並對自己敘述的真實性負責。
有保存六欄表，就證明合規？
不是。它是原創整理工具，不是批准或實際招聘證據的替代品。適用要求、真實行動、文件及報告要分別核對。
先用紀錄找下一個未完成行動。提交招聘需求，可商討人才搜尋、篩選及面試協調；移民評估與結果不等於招聘支援。